Проєктні заявки на отримання фінансування з бюджету програми можуть подавати виключно юридичні особи, зареєстровані згідно із встановленою процедурою на Порталі пошуку можливостей фінансування та тендерів Європейської Комісії/Funding & tender opportunities FTOP.

 

Найважливішим кроком у підготовці до спільного проєкту є формування потужної команди партнерів або «співорганізаторів» з різних європейських країн, які бажають здійснювати спільне співробітництво культурного характеру. Поряд з оформленням чітких письмових домовленостей, вельми важливим є встановлення тісних робочих відносин між співорганізаторами.

 

Обираючи спільний культурний проєкт для участі, рекомендуємо звернути увагу на наступні рекомендації:

• Встановлення міцних відносин із потенційними співорганізаторами є необхідною умовою для забезпечення кожній стороні можливості рівноправної участі у плануванні проекту та чіткого розуміння своїх завдань у рамках проєкту. Кожна зі сторін повинна бути абсолютно впевненою у можливості кожного з співорганізаторів виконати свої грошові зобов’язання за проєктом.
• Питання фінансового характеру та фінансування проєкту повинні обговорюватися відкрито від самого початку. Кожна сторона повинна бути впевнена у тому, що кожен співорганізатор може надати кошти, які він готовий вкласти у проєкт.
• Щоб підготовкою проєкту могли займатися усі співорганізатори, необхідно, щоб оперативні плани та матеріали за проєктом були готові уже на ранніх його етапах. Спільна робота співорганізаторів необхідна для того, щоб визначити: конкретну мету свого колективного проєкту; учасників, які бажають взяти участь у проєкті; цільову аудиторію і категорію громадськості; календарний план усіх проєктних заходів; повні витрати та доходи за проєктом.
• Співорганізатори повинні регулярно обмінюватися попередніми кошторисами витрат на реалізацію проєкту, а також погодити дохідну частину бюджету. Це дозволить учасникам розумно освоювати бюджет або бути обізнаними щодо стану бюджету в цілому.
•  Перш ніж вступити у партнерські відносини, співорганізаторам слід провести особисті зустрічі для колективного обговорення актуальних питань. Далі співорганізаторам бажано організувати ще одну особисту зустріч для спільного погодження остаточного варіанту проєктної пропозиції.
•  Обговорити попередні домовленості з іншими особами або організаціями, участь яких передбачено проєктом (наприклад, із конкретними діячами культури та мистецтва, фахівцями у галузі збереження об’єктів культурної спадщини, можливими підрядниками, зокрема, проектною компанією або партнером, що має можливість надати майданчик або інші ресурси для реалізації проєкту).
•  Залучити, крім співорганізаторів, інші організації для здійснення контролю над проєктом та його оцінки. Між усіма співорганізаторами повинна бути оформлена правова угода, у якій заздалегідь детально викладають усі функції та супутні обов’язки кожного зі співорганізаторів у рамках проєкту. Обговорити узгоджені методи обліку проєктних витрат і такі моменти, наприклад, як розпорядитися створеними в ході проєкту творами чи культурними ресурсами після його завершення.
•  Сформувати в рамках календарного плану проекту графік зустрічей співорганізаторів, на яких обговорюватимуться результати робіт за проєктом, а також спільні дії усіх сторін щодо виходу з проблемних ситуацій, у разі виникнення таких у ході проєкту.

 

Асоційовані партнери

Якщо спільне фінансування є недоцільним для організації, вона може стати «асоційованим партнером». Асоційований партнер – це суб’єкт культурної діяльності з країни, що має право на участь у проєктах, або з третьої країни, яка бере участь у діяльності, але в інших масштабах і на іншому рівні участі, ніж співорганізатори. Витрати, понесені асоційованими партнерами, не є санкціонованими витратами, якщо тільки такі витрати не компенсуються безпосередньо координатором та/або партнерами.

 

Порядок подання заявки

Заявки подають безпосередньо до Виконавчого агентства з питань освіти та культури у Брюсселі, без посередництва Національного бюро програми ЄС «Креативна Європа». За допомогою Порталу організація надає про себе правову і фінансову інформацію, завантажує документи, заповнює і подає заявки, а також одержує ідентифікаційний код для участі в усіх програмах, які реалізуються Виконавчим агентством.

 

Подання заявок у режимі онлайн

Претенденти повинні заповнити та направити свої онлайн-заявки завчасно, до настання граничних термінів подачі, оскільки дотримання цих термінів суворо контролюється.

Перед подачею електронної заявки, претенденти (Керівник проекту та партнери) повинні зареєструвати свої організації на Порталі і отримати Ідентифікаційний код учасника (Participant Identification Code – PIC). Цей код необхідно буде зазначити у заявці. 

Форми онлайн-заявок, а також електронна версія щодо порядку подання заявок, доступні на сайті FTOP на вкладці відповідного каналу фінансування.

Для завантаження та заповнення онлайн-заявки, на вашому комп’ютері повинна бути встановлена програма Adobe Reader 9-ї або новішої версії.

 

Важлива примітка:

 

Терміни подання онлайн-заявок зазначено Виконавчим агентством за центральноєвропейським часом (СЕТ). Заявки, надіслані пізніше вказаного терміну, розглядатися не будуть.

 

Спільне фінансування:

Жодних конкретних сум у якості мінімального внеску для партнерів за проєктом не передбачено. Ви самостійно домовляєтесь із партнерами, хто який внесок робить. Рекомендуємо підписати Меморандум про співпрацю перед подачею заявки, щоб заздалегідь окреслити відповідальність сторін та графік реалізації проєкту. 

Спільне фінансування може бути забезпечене за рахунок:

• Отримання грантів від інших організацій (місцевих регіональних або національних органів влади, фондів тощо);
• Діяльності, спрямованої на залучення коштів;
• Спонсорства;
• Власних ресурсів.

ЄС не передбачає подвійного фінансування ані для культурних проєктів, ані для будь-яких інших представлених програм.

Правова відповідальність:

Партнери за проєктом повинні підписати документ, за яким особа, що підписує цей документ, надає координатору повноваження діяти від його імені та за його рахунок на час реалізації проєкту, а також зобов’язується здійснити певний фінансовий внесок у проєкт. Такий документ, підписаний усіма партнерами, повинен бути доданий до заявки.