В програмі ЄС «Креативна Європа» без знання англійської мови нікуди — грантові заявки заповнюються виключно англійською, документація та комунікація з партнерами ведеться також англійською. Тому, якщо ви хочете працювати на міжнародному рівні та отримувати великі гранти, вам знадобиться наша підбірка найпоширенішої та найважливішої термінології проєктного менеджменту: учасники, виплата гранту, бюджет, активності, результати та інше. Отже, поїхали!

• Учасники: ролі та сфери відповідальності

Координатор проєкту (coordinator) подає заявку від імені всіх аплікантів.

У об’єднаннях (консорціумах) (consortia), координатор відповідає за управління проєкту, надання звітів та результатів, а також виступає посередником між усіма контактами та грантодавцями. 

Інші бенефіціари (other beneficiaries) повинні виконувати свою частину проєкту та робити свій внесок у формальні та адміністративні зобов’язання щодо гранту (наприклад, звітність тощо).

У проєкті можуть бути присутні певні треті сторони (third parties) для допомоги у реалізації активностей (підрядники (subcontractors) тощо). Якщо у вас є треті сторони (включно з асоційованими партнерами (associated partners), вони та їх внесок повинні бути зафіксованими та обґрунтованими. 

Пов’язані треті сторони (linked third parties) заборонені.

• Як здійснюється виплата гранту

Грант буде виплачений (paid out) однією чи кількома частинами: 

• Авансовий платіж (платежі) (pre-financing payment(s)) (якщо це передбачено грантовою угодою) — з метою надання бенефіціарам можливості розпочати реалізацію проєкту; зазвичай надається на початку проєкту 
• Проміжний платіж (платежі) (interim payment(s)) (якщо це передбачено грантовою угодою) — відшкодування витрат під час реалізації проєкту (протягом відповідного звітного періоду); сплачується після отримання та затвердження проміжного звіту
• Фінальний платіж (платежі) (payment of the balance) — відшкодування непогашеної частини витрат за реалізацію проєкту; розраховується як різниця загальної суми та вже здійснених платежів; сплачується після отримання та затвердження фінального звіту.

• Загальний огляд бюджету (види витрат)

Загальний бюджет проєкту має відображати загальні прораховані витрати (total estimated expenditure) та надходження (receipts) для кожного заявника за категоріями бюджету. 

• Прямі витрати на персонал (Direct personnel costs) – вказуйте лише тих осіб, які працюють над проєктом (і лише за той час, який вони будуть працювати над проєктом).
• Прямі витрати на проїзд та проживання (Direct costs of travel & subsistence)
• Прямі витрати на підрядників (Direct costs of subcontracting) – вказуйте витрати на активності, які будуть виконуватися підрядниками.
• Витрати на фінансування третіх сторін (Costs of financial support to third parties) не є допустимими
• Інші прямі витрати (Other direct costs)- включно з витратами на внутрішніх експертів, обладнання, матеріали, конференції та заходи, публікації, а також інші товари та послуги, які не відносяться до завдань підрядників.
• Непрямі витрати (Indirect costs)
• Загальні витрати (Total costs)
• Надходження (Receipts) — для бенефіціарів, які є прибутковими організаціями: вкажіть дохід, який планується отримати від проєкту.
• Рівень компенсації (Reimbursement rate)
• Максимальний розмір внеску від грантодавця (Maximum contribution)
• Необхідний розмір внеску від грантодавця (Requested contribution) — вказуйте суму фінансування, яку ви хотіли б отримати на проєкт.

Ви можете включити лише дозволені витрати (eligible costs) (тобто витрати, які відповідають вимогам). 

• Опис активностей (Description of the action (DoA))

Огляд проєкту, аналіз контексту та потреб, мета та завдання, методологія (Project summary, context & needs analysis, aim & objectives, methodology)

Ці розділи повинні відповідати критеріям оцінки, які прописані у правилах конкурсу, та включати опис проєкту, його контекст, цілі та завдання, а також методологію.

Робочі блоки (Work packages) та активності

Усі проєктні заходи повинні бути згруповані логічно, послідовно та структуровано у окремі робочі блоки. Усі робочі блоки повинні бути чітко та логічно пов’язані з цілями проєкту та іншими робочими блоками. В ідеалі, кожен робочий блок повинен мати етапи та кроки для досягнення загальних цілей проєкту.

Кожен проєкт повинен мати як мінімум 2 робочі блоки:

• робочий блок 1 — управління та координація активностей (management and coordination activities)
• робочий блок 2 — результати, пов’язані з цілями проєкту (outputs related to the project goals)

У робочому блоці 1 необхідно прописати усі види активностей, які пов’язані із загальним управлінням та координацією проєкту (а також інші дії, які ведуть до конкретного результату та не відносяться до жодного з робочих блоків, але у цілому пов’язані з проєктом). 

У інших робочих блоках необхідно прописати наступне: його цілі; активності, які будуть впроваджені — в які строки; результати (матеріальні та нематеріальні), які планується досягти.

• Результати

Різниця між основними етапами (milestones) та результатами (deliverables):

• основні етапи (milestones): контрольні точки в проєкті, які допомагають відстежувати прогрес (наприклад, організаційні або координаційні етапи, перший етап опитування, тощо)
• результати (deliverables): досягнення, які необхідно надіслати грантодавцю у якості підтвердження та які можна порахувати або оцінити (наприклад, публікація, буклет, доповіді з конференцій тощо)

Досягнення можуть бути внутрішні (internal) (наприклад, необхідні для менеджменту, координації, моніторингу проєкту) або належати до проміжних етапів проєкту (intermediate stages of the project) (наприклад, анкети для опитування, результати якого будуть остаточним результатом).

• Що таке прямі та непрямі витрати 

Прямі витрати (direct costs) — це витрати, які безпосередньо пов’язані з реалізацією проєкту, і тому їх можна віднести до нього напряму. Вони не повинні включати ніяких непрямих витрат.

Непрямі витрати (indirect costs) — це витрати, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією проєкту, і тому їх не можна віднести до нього напряму. Непрямі витрати автоматично декларуються у вигляді 7% фіксованої ставки (7% fixed flat-rate) від прийнятних прямих витрат.

• Підряд

Прямі витрати підряду (direct costs of subcontracting) (містять в собі пов’язані з цим мита (duties), податки та збори (taxes and charges), такі як податок на додану вартість (ПДВ) (value added tax (VAT)).

• Зобов’язання вести облік та іншу супровідну документацію

Бенефіціари зобов’язані — протягом встановленого періоду (зазвичай, 3 роки) після сплати балансового платежу (after the payment of the balance) та виконання проєкту —  зберігати підтверджувальні документи (keep records) та іншу супровідну документацію (supporting documentation), щоб довести належне виконання активності та витрати, які вони декларують. 

Вони повинні надати їх на запит (upon request) або у випадках перевірок, оглядів, аудитів чи розслідувань.

Бенефіціари повинні зберігати оригінали документів. Цифрові (digital) та діджитал-документи (digitalised documents) вважаються оригіналами, якщо вони визнаються чинним національним законодавством.

Також, дуже важливим пунктом вашої грантової заявки є комунікаційна стратегія (за неї в середньому можна отримати до 20 балів до вашої заявки). Розглянемо її найважливіші терміни:

Цілі (оbjectives) — пропишіть довгострокові цілі проєкту, яких необхідно досягти через реалізацію комунікаційної стратегії.

Цільова аудиторія (target audience) — аудиторія (їх може бути декілька), на яку спрямована комунікаційна стратегія.

Канали комунікації (communication channels) — через них будуть поширюватися головні меседжі комунікаційної стратегії.

Ключові повідомлення (key messages) — ключова інформація, яку необхідно донести через реалізацію комунікаційної стратегії.

Комунікаційні інструменти (communication instruments) — заходи, за допомогою яких будуть донесені ключові повідомлення комунікаційної стратегії. 

Комунікаційний план (communication plan) — планування комунікацій із деталізацією часових рамок, цільових аудиторій, каналів комунікації, комунікаційних інструментів.

Оцінка ефективності (evaluation of results) — оцінка впливу комунікаційної стратегії на досягнення цілей проєкту. 

Залишились питання щодо трактування роботи у проєктах за підтримки програми ЄС «Креативна Європа»? Тоді ви завжди можете звернутись до Інструкції для заявника, яка максимально широко пояснює всі етапи планування, реалізації проєкту та звітування.

Фото автора ugurlu photographer: Pexels