Головний партнер і партнери повинні бути організаціями, що ведуть активну діяльність в культурному та креативному секторах. Вони повинні долучатися до конкретних та важливих питань розробки, реалізації та фінансування проекту. Головний партнер подає заяву на фінансування до Виконавчого агентства з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури та виконує роль координатора (наприклад, веде комунікацію з усіма партнерами та Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури, перераховує кошти ЄС партнерам) та несе найбільшу відповідальність за ведення діяльності відповідно до угоди про фінансування. Також головний партнер отримує грант на весь проект, несе повну фінансову та юридичну відповідальність, а також подає звіт після завершення проекту. Функції та обов’язки координатора та партнерів повинні бути пояснені в угоді про співробітництво.
Неофіційні партнери беруть участь у проекті, але не несуть юридичної та фінансової відповідальності за нього. Вони беруть участь у ньому, бо зацікавлені, скажімо, у ноу-хау проекту та обміні досвідом. Якщо неофіційні партнери таки якось профінансували проект, цей внесок повинен бути вказаний як внесок від фізичної особи або держави (у дохідній частині бюджету). Неофіційних партнерів зазначають в електронній формі (частина D) та у детальному описі проекту.
Кожен партнер повинен підписати лист-доручення, який підтверджує його участь у проекті. Підписуючи його, партнери дають свою згоду головному партнерові діяти від їхнього імені у проекті у галузі співробітництва. У цьому листі партнери повинні зазначати свій власний внесок (самофінансування) у проекті.
Самофінансування — це об’єм або частина вартості всього проекту, яку координатор разом із партнерами вкладають у нього. Це може бути, наприклад, оплата праці співробітникам проекту. Якщо у вас вже є внески від фізичних осіб та держави, то надайте такі підтвердження в анкеті. Це найкращим чином вплине на розрахунок фінансових можливостей проекту. Вважається, що самофінансування, вказане у листі-дорученні, є гарантованим. Якщо ви вносите менше, ніж заявили, то фінансування від ЄС може також зменшитися. Хоча власного внеску (самофінансування) може і не бути. Це нормально.
Організація, що має статус юридичної особи впродовж не менше ніж 2 роки (в тому числі фізична особа-підприємець (3я група)). Якщо ви плануєте подаватись в партнерстві, то ваша юридична особа може існувати і менше 2-х років.
Для проекту у галузі співробітництва консорціум (головний партнер та партнери) повинні укласти угоду про співробітництво. Вона повинна юридично обумовити всі важливі нюанси співробітництва та задовольнити всі вимоги (потрібно залучити всіх партнерів, а також прописати всі функції, діяльність, фінансування та тривалість проекту). Угода має чітко описувати завдання та функції кожного партнера, а також їх участь у фінансуванні. Вона повинна містити: Точний опис проекту та діяльності за ним;Функції та обов’язки партнерів (а також можливі санкції). Фінансування (внески, розподіл бюджету між партнерами, попереднє фінансування, розподіл непрямих витрат). Питання юридичного характеру (тривалість, відповідальність, порушення договірних обов’язків, припинення дії угоди, вирішення спірних питань). Анкета чи майбутня угода про фінансування може бути у формі додатку до угоди про співробітництво. Наполегливо рекомендуємо продовжити тривалість угоди про співробітництво після закінчення проекту, щоб охопити період, який потрібен для інформування Виконавчого агентства з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури (остаточний звіт потрібно подати щонайбільше протягом 2-х місяців після закінчення проекту).
Жоден проект не можна профінансувати завдяки коштам декількох програм ЄС. Ви можете подати заявку на участь в інших програмах фінансування, аніж «Креативна Європа». Якщо ви отримаєте фінансування від двох програм, від одного проекту доведеться відмовитися (виключення подвійного фінансування). У випадках, коли ми маємо справу з комплексними проектами, деякі їх компоненти можуть розглядатися як окремі проекти та подаватися окремо. У такому разі проекти слід розділити на відповідні частини, щоб уникнути будь-якої підозри на подвійне фінансування.
Бажано, щоб учасники були на зв’язку з координатором свого проекту у Виконавчому агентстві з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури протягом всього періоду його реалізації. Якщо виникають якісь зміни (розкладу, партнерів, у розподілі витрат), про це слід повідомити Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури та домагатися їх схвалення. Інакше зі сплатою останнього внеску можуть виникнути проблеми. Будь-який запит на внесення змін потрібно вчасно подавати від імені координатора не пізніше, ніж за один місяць до кінця відбору.
Санкціоновані витрати повинні відповідати проектній діяльності, що відповідає критеріям. Ці витрати несуть бенефіціари протягом терміну дії угоди про співробітництво і вони вказані в загальному бюджеті проекту. Їх потрібно внести в бухгалтерський звіт бенефіціарів та загалом дотримуватися принципів раціонального керування фінансами. Санкціоновані прямі витрати є найважливішими: це витрати, прямо пов’язані з проектною діяльністю, комунікацією, просуванням та розповсюдженням, а також витрати на відрядження та добові витрати, заробітна плата співробітникам разом із соціальним забезпеченням, непрямі витрати. Амортизація обладнання та ПДВ, що не вираховується із прибутків, також є санкціонованими витратами. Внески в натуральній формі або втрати при різниці валютних курсів не покриваються грантом. Детальну інформацію щодо санкціонованих та несанкціонованих витрат можна знайти у рекомендаціях, надрукованих разом із конкурсом заявок.
