Заявники повинні бути професійно компетентними та мати відповідну кваліфікацію, щоб реалізувати проект. Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури оцінює функціональні можливості на основі звітів про діяльність та інформації про партнерство, включаючи біографії співробітників. Заявники повинні вести активну діяльність щонайменше 2 роки і змогти довести це.
Для того, щоб реалізувати проект, заявники повинні мати стабільні та достатні джерела фінансування. Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури оцінює фінансові можливості на основі заяви та фінансових звітів (звіти про фінансовий стан разом зі звітом про прибутки та збитки). Якщо раптом фінансових можливостей недостатньо, Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури може запросити гарантію від банку або третьої сторони або запропонувати підписати угоду про фінансування без попереднього фінансування шляхом проміжних платежів на основі санкціонованих витрат так, щоб щонайменше внески та фактичний прибуток були однаковими.
Форму фінансової стійкості потрібно заповнювати головним партнерам у якості приватних підприємств, що подають заявку на грант, сума якого перевищує 60 000 євро. Ця форма не вимагається від державних органів.
Заявники (окрім державних установ) повинні заповнити форму фінансової стійкості. Рекомендуємо порадитися з вашим бухгалтером. Нижче наведено деякі рекомендації із заповнення форми: Статутний капітал: кошти організації від продажу акцій або кошти від зберігання грошей, зароблених організацією. Це найголовніше у балансі відповідальності. Результат діяльності: результат (прибуток або збиток), отриманий від основної діяльності організації. Результат рахується шляхом таких підрахунків: прибуток від діяльності — витрати на діяльність — зношування та амортизація. Норма амортизації записана як витрати від основної діяльності: Це не стосується непрямих витрат. Будівлі, техніка, обладнання, меблі, апаратура, комп’ютери, зовнішнє освітлення, автомобільні стоянки, легкові та вантажні автомобілі є прикладом ресурсів, які будуть використовуватися більше одного року, але не протягом невизначеного часу. Протягом кожного звітного періоду (року, кварталу, місяця і т.д.) частина вартості цих ресурсів використовується. Ця частина, яка використовується, вважається амортизаційними витратами у звіті про прибутки та збитки. Насправді зношення — це переведення частини вартості витрат зі звіту про фінансовий стан у звіт про прибутки та збитки протягом кожного року їх служби.
Платіж попереднього фінансування приходить щонайбільше протягом 30-ти днів після підписання угоди про фінансування з Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури. Наведені нижче платежі здійснюються після ухвалення остаточного або проміжного звіту Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури. Вся сума фінансування буде виплачена Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури головному партнерові. Він відповідає за забезпечення раціонального використання коштів, а також за своєчасну фінансову звітність. Як узгоджено в угоді про співробітництво, головний партнер розподілить суму фінансування між всіма партнерами. Залежно від тривалості проекту, грант буде виплачуватися двома (тривалість проекту до 24 місяців) або трьома (тривалість проекту до 48 місяців) платежами.
Максимальна сума внеску партнерів у проект не встановлюється. Приклад: головний партнер може подавати заявку на фінансування 80% бюджету, а всі інші п’ять партнерів можуть подавати заявку на фінансування 4% бюджету. Один або декілька партнерів можуть додати свої кошти або не вкладати своїх коштів взагалі. Все ж, партнерство повинно бути збалансованим і кожен партнер повинен брати активну участь у проекті.
Після закінчення проекту головний партнер повинен подати такі документи разом із запитом на останній платіж до Виконавчого агентства з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури: Остаточний звіт про результати реалізації проекту. Остаточний звіт про фактично понесені витрати (зведені витрати та суми, заявлені кожним бенефіціаром). Аудиторський звіт залежно від суми гранту від ЄС (тип I або тип II).Важливу інформацію та форми щодо звітності разом із навчальним посібником в електронному вигляді з фінансового менеджменту та звітності можна знайти на веб-сайті Виконавчого агентства з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури на вкладці для бенефіціарів: http://eacea.ec.europa.eu/creative-europe/beneficiaries-space/cooperation-projects_en. Остаточний платіж буде зроблено після затвердження остаточного звіту Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури. Граничний термін подачі цих документів зазвичай складає два місяці до кінця проекту.
Аудит — це контроль доцільного використання бюджетних коштів ЄС. Якщо сума гранту ЄС перевищує 60 000 євро, то незалежний аудитор повинен скласти «звіт фактичних результатів щодо остаточного фінансового звіту типу I». Якщо сума гранту перевищує 750 000 євро, то потрібно складати звіт «типу» II». Витрати на складання звіту покриваються грантом. Не забудьте передбачити ці витрати у вашому бюджеті на етапі складання заявки. Аудит повинен проводити один аудитор для всього консорціуму. Окрім цього, Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури та/або Європейська комісія можуть провести технічні або фінальні перевірки або аудити стосовно використання певних коштів. Ці перевірки або аудити можуть проводити самі співробітники або передати ці завдання на аутсорсинг (аудиторові).
Аудит повинен складатися на основі звітності головного партнера. Усі додаткові документи партнерів потрібно надіслати головному партнерові. Кожному партнерові проводити власний аудит не потрібно.
«Санкціоновані витрати — це витрати протягом тривалості проекту, яка зазначена в угоді про фінансування, за винятком витрат на складання остаточних звітів, а також звіту фактичних результатів остаточного фінансового звіту» (стор. 17 рекомендацій). Це означає, що деякі витрати на оплату персоналу (лише тому, який займається підготовкою остаточного звіту) та витрати на аудит (навіть якщо він здійснюватиметься після закінчення проекту), вважаються санкціонованими витратами.
