Кошти дійсні, якщо вони стосуються діяльності проекту, що буде здійснюватися під час його реалізації як і вказано в анкеті (дата початку проекту — дата закінчення проекту). Кожен конкурс заявок визначає орієнтовний розклад (граничний термін подачі заявок, інформація про заявників, підписання угод, дати початку діяльності за проектом). Якщо проект у галузі співробітництва подається 5-го жовтня, то період його оцінки триватиме приблизно 6 місяців. Учасників повідомлять у березні наступного року. Починати реалізацію дрібномасштабних проектів можна з травня до грудня, а великомасштабних — з червня до грудня після підписання угод про фінансування з Виконавчим агентством з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури. Максимальна загальна тривалість проекту становить 48 місяців.
Грант від ЄС — це фінансовий внесок, спрямований на допомогу у досягненні цілей політики ЄС. Виконавче агентство з питань освіти, аудіовізуальних засобів і культури надає до 60% (для дрібномасштабних проектів у галузі співробітництва) та до 50% (для великомасштабних проектів у галузі співробітництва) від загальної санкціонованої суми бюджету проекту. Організатори проекту повинні покрити решту (40% та 50% відповідно) завдяки іншим джерелам фінансування (державні органи, спонсори, власні кошти, прибутки від реалізації проекту).
Бюджетний кошторис потрібно складати в євро. Учасники, які знаходяться поза єврозоною, повинні конвертувати розраховані витрати з іншої валюти в євро. Для цього можна використовувати курс обміну валют, опублікований в Офіційному журналі ЄС у місяць публікації конкурсу заявок: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Рахунки потрібно виставляти на ім’я головного партнера або партнерів. Бажано, щоб призначенням платежу було вказано проект (назва, номер угоди про фінансування і т.д.).
Для підрахунку витрат на відрядження організаціям слід орієнтуватися на власні добові витрати. Тим не менш, вони не повинні перевищувати максимальні суми, встановлені Європейською комісією та опубліковані разом із конкурсом заявок. Санкціонованими вважаються такі добові витрати: перельоти: квитки економ-класу; потяг: квитки першого класу; автомобіль: 0,22 євро за кожну милю пробігу (можлива вища ставка для якоїсь держави, якщо буде надано відповідні докази); таксі: витрати на таксі зазвичай не є санкціонованими, оскільки вони є частиною добових витрат. Такими послугами потрібно користуватися якомога рідше (виключення: якщо ви їдете рано вранці або пізно ввечері).Витрати на пальне приймаються разом із витратами на оренду автомобіля. Обидва види доказів (рахунок компанії з аренди, а також талони на пальне чи ставка за милю пробігу) є прийнятними. При цьому заявляти можна лише один вид оплати (чиста вартість або витрати на відрядження).
У рамках програми Креативна Європа внесок у натуральній формі (in-kind contribution) не дозволяється! Внесок у натуральній формі — це безготівковий внесок у проект від головного партнера, партнерів чи третьої сторони. У такого внеску є відповідна готівкова цінність, але вона не виплачується головним партнером чи партнерами. Прикладами подібних внесків можуть бути товари довгого користування, передача приміщень у розпорядження, волонтерська робота або спонсорування товарів.
Сума фіксованої ставки, що не перевищує 7% санкціонованих прямих витрат проекту може класифікуватися непрямими витратами. Про непрямі витрати детально звітувати в остаточному звіті необов’язково. Все ж їх потрібно внести в систему бухгалтерської звітності бенефіціарів і на випадок аудиту потрібно уможливити їх легку простежуваність та перевірку.
Субпідряд — це постачання товарів, роботи чи надання послуг (укладання контрактів) коли цього вимагає реалізація проекту. Субпідряд може стосуватися лише допоміжної діяльності. Субпідряд можна залучати лише на частину проекту. При цьому бенефіціари залишаються юридично та фінансово відповідальними за проект. Головне — дотримуватися правил національного субпідряду. Бенефіціарам потрібно провести конкурентноспроможні тендери та потурбуватися про те, щоб уникнути конфлікту інтересів. Обирати потрібно пропозицію з кращою цінністю або відповідно ту пропозицію, яка пропонує нижчу ціну. На випадок аудиту документацію слід зберігати. Якщо діяльність за субпідрядом перевищує 60 000 євро, бенефіціарам потрібно чітко задокументувати тендерну процедуру, подати копію відповідних документів разом із остаточним звітом наприкінці проекту та зберігати її на випадок аудиту. Загального ліміту діяльності за субпідрядом немає.
